Pendant longtemps on s’est cherché…
La gestion de projet web & moi, ça n’avait pas bien commencé…
Faut dire que j’avais un idéal en tête.
Comme pour un 1er RDV, fallait que tout soit parfait sinon, next…
Bon bah des “next” y en a eu pas mal hein….
Mon idéal sinon rien. Des compromis ? Pas question.
Pour trouver l’outil de mes rêves j’ai longtemps erré sur le Net.
Et j’ai eu pas mal de RDV manqués.
Jusqu’à ce jour inoubliable où l’on s’est rencontré.
Un mail. Une évidence. Je suis tombée amoureuse.
L’heureux élu : Basecamp.
Depuis j’ai élargi mon tableau de chasse mais ça restera toujours le 1er. 😉
Voici mon top #5.
1 / BASECAMP
Mon chouchou, ma plus belle découverte, mon indispensable !
Sérieusement il a changé ma vie de chef de projet.
Avant je n’étais pas vraiment organisée mais ça, c’était avant.
Un projet web c’est une liste de tâches longue comme le bras à réaliser, une équipe à gérer, un planning à établir, à suivre, à modifier, souvent, des allers-retours, beaucoup d’allers-retours, une multitude de livrables…bref si tu n’es pas organisé(e), si tu n’as pas les bons outils, les bons process, tu te noies !
Avec Basecamp, j’ai redécouvert les joies de la gestion de projet !
C’est simple, intuitif, souple.
Adhésion instantanée garantie. Et crois moi, pour faire adhérer les clients + ton équipe, autant avoir un outil bien gaulé et qui a de la répartie…
Avec Basecamp, tout est centralisé au même endroit : livrables client, échanges sur le projet, intervenants…
Tout le projet est visualisable d’un coup d’oeil, découpé par étapes et par tâches.
C’est un outil en ligne donc accessible partout. Quand tu es chef de projet, tu es souvent à l’extérieur, avoir accès à tout tout le temps, c’est la base.
Grâce à Basecamp, j’ai également désengorgé ma boîte mail. OMG tu n’as pas idée de ce que ça représente pour moi…Là je t’ai quasi convaincu(e), avoues, tu as envie de tester ?
Revenons en à nos moutons (spéciale dédicace à mon équipe qui va kiffer cette expression), concrètement comment je l’utilise ?
Je découpe mon projet par grandes étapes, puis pour chaque étape, je liste mes tâches.
En gros, voilà ce que ça donne :
Documentation :
- cahier des charges
- budget
- planning
- cahier des spécifications détaillées
- …
- Page d’accueil
- pages tête de rubrique
- page listing de résultats
- page détail
- page contact
- …
- …
Bref. Tu as compris le principe.
Ensuite j’affecte mes tâches aux intervenants concernés.
Et quand j’ai des éléments à envoyer au client, j’intègre ces éléments dans l’étape et la tâche concernée, je sélectionne à qui je veux envoyer le message et le tour est joué.
Le client reçoit un mail et pour répondre il n’a qu’a cliquer sur un lien qui le renvoie vers une interface type formulaire dans lequel il écrit son message. Au dessus il a l’historique de toutes nos conversations.
Tout passe par Basecamp.
Tous les livrables, tous les échanges. Tu es capable de dire qui a demandé quoi, quand, pourquoi, ce que la technique a répondu, quelle est la dernière version de tel livrable…
Plus simple c’est pas possible.
Je passe sur les fonctionnalités qui achèveront de te convaincre, il y a pleins d’articles sur le sujet, des tutos super bien faits & hyper complets.
2 / GOOGLE AGENDA, DRIVE, SLIDES…
Bon oui j’avoue, sans surprise, j’utilise tous les outils made by Google.
Google agenda pour la gestion du planning de production. Simple, visuel, tout ce que j’aime.
Google drive pour les échanges de fichiers.
Google slides pour mes présentations commerciales, présentation agence…
3 / TRELLO
Ceux qui font partie de la team “to-do list” lèvent la main ?
Trello c’est l’outil qu’il te faut !
Ce que j’aime c’est la visualisation de mes boards.
Le visuel quand même ça marche à tous les coups.
Donc je disais, Trello je l’utilise beaucoup pour mes plannings éditoriaux pour les réseaux sociaux de l’agence, pour le blog, pour les réseaux sociaux de mes clients…
Mais aussi beaucoup pour la stratégie.
Je l’utilise comme tableau de vision. Je planifie visuellement mon année avec mes objectifs que je découpe par tâches.
Hyper important ça.
Mes objectifs sont très très concrets. Très précis. Tu sais ces petites barrières psychologiques qu’on se construit tous sans le vouloir ? Et bien clairement ça aide à s’en débarrasser et à être dans l’action.
Petites tâches après petites tâches ton projet avance.
Quelques articles que j’ai bien aimé sur le sujet :
http://www.blog.lateamweb.com/trello-to-do-list
https://www.idontthink.fr/avantages-de-trello-business/
https://blog.islagraph.com/creer-calendrier-editorial-trello/
4 / SLACK
Pour ceux qui ne connaîtraient pas encore SLACK, c’est un outil de team messaging très cool et très puissant car relié à tous les outils phares du marché : Trello, Dropxbox, Asana, Mailchimp…le tout dans un environnement très étudié pour créer l’addiction instantanément.
Qu’est ce que ça m’apporte au quotidien ?
Le désengorgement de ma boîte mail !
Je met dans SLACK tout ce qui n’a pas forcément vocation à être sauvegardé (même si clairement j’ai accès à tout l’historique de mes discussions), toutes les petites questions liées à un projet, les demandes express de visuels pour tel client, de fichier psd pour tel autre, de doc…bref. Tout ce qui jusque là parasitait ma boîte mail.
Je sollicite aussi pas mal l’équipe sur pleins de sujets différents : idées d’articles pour le blog, actualité de leur domaine d’activité, articles à relayer sur les réseaux, avis sur une accroche pour un client…au départ je mettais tout ça dans Basecamp mais au final c’est SLACK qui leur permet d’être dans l’instantanéité. De partager sur le moment, vite fait.
Mais alors le truc que je préfère avec SLACK c’est partager de l’info fun & décalée et voir les réactions.
5 / FRESHDESK
C’est un outil de ticketing.
Le seul survivant de tous nos tests…
Pourquoi c’est important d’avoir un outil de ce type ?
Parce qu’une fois mis en ligne, la vie d’un site Internet commence.
Même testé, re-testé, re-re-re testé, une fausse manip’ par ci, un problème avec l’hébergeur par là…chaque client doit pouvoir bénéficier d’un support technique.
Et c’est là que le bon outil en question doit faire ces preuves…
Nous avons énormément de clients.
Donc énormément de mails.
Il faut impérativement pouvoir structurer tout ça, dispatcher les mails aux bons interlocuteurs, informer le client du suivi, gérer le time tracking…
Voilà c’était mon top 5 de mes outils préférés.
Si tu es arrivé(e) jusque là, ça serait dommage de t’arrêter en si bon chemin, laisse moi un petit commentaire !
Tu peux aussi me dire quels outils tu utilises, j’adore découvrir de nouvelles choses !
See you !
